Por que a planilha de controle financeiro de um hotel se tornou ultrapassada?

Programas como o Excel estão sendo trocados por sistemas inteligentes. Veja o porquê e substitua as planilhas de controle financeiro do seu hotel!

Lá em 1993, quando a versão de número cinco do Microsoft Excel passou a fazer parte do pacote Office, houve um grande frenesi empresarial. Os microcomputadores estavam se tornando parte da realidade corporativa e o Excel chegou fazendo uma revolução.

O programa praticamente aposentou as antigas folhas de cálculo e colocou a contabilidade e a gestão de números em um novo patamar: o da era digital.

Passados 25 anos desde que o Excel se democratizou e se tornou uma ferramenta imprescindível para muitos profissionais e empresas, hoje já é possível dizer que ela está se tornando obsoleta para certas funções.

Uma das aplicações em que as planilhas de controle já encontram “adversários” mais competentes é a gestão financeira de um empreendimento hoteleiro.

Por mais que os profissionais da hotelaria tenham muito a agradecer aos softwares como o Excel, está na hora de dar adeus, romper essa extensa ligação e descobrir novas ferramentas, como os sistemas de gestão.

Veja agora por que a planilha de controle financeiro de um hotel se tornou ultrapassada e como um empreendimento hoteleiro pode se beneficiar com o uso de ferramentas mais modernas!

4 motivos para dizer adeus as planilhas de controle financeiro do seu hotel

Gestão mais ampla e precisa

Apesar da planilha de controle financeiro efetuar alguns cálculos de maneira automatizada, não é o suficiente para gerenciar todas as finanças do hotel. Em muitos casos são necessárias várias planilhas ou abas, uma para cada tipo de processo.

Com o uso do software, os dados são processados e alocados em um sistema inteligente e dinâmico. Ele compila as informações e apresenta-as de maneira mais amistosa e integrada, facilitando a gestão estratégica do negócio e o controle financeiro.

Vale ressaltar que o sistema de gestão hoteleira possui mais ferramentas e recursos que um software de planilha. Isso faz dele um parceiro muito mais eficaz para a equipe gerencial tomar as melhores decisões e executar as demandas de controle sem precisar alternar entre as diferentes planilhas e abas. Muito mais prático, menos confuso e mais inteligente!

Produção de relatórios

Toda empresa faz relatórios de desempenho. Na hotelaria é preciso incluir diversos dados como gastos, taxa de ocupação faturamento, despesas operacionais, etc.

Produzir relatórios com base nas planilhas de controle financeiro do hotel é um grande sacrifício. Basta perguntar para alguém que faz isso diariamente para perceber o quão desafiador essa demanda pode ser.

O sistema de gestão hoteleira capta os dados e já formata todos eles na forma dos principais indicativos administrativos que são utilizados para analisar os resultados do hotel.

Mesmo com seus cálculos automatizados, as planilhas estão muito atrás no quesito de compilação de dados e montagem de relatórios. Assim, as análises de um sistema de gestão hoteleira são mais bem-feitas e o tempo gasto para executá-las é reduzido.

Acompanhamento de performance do hotel

Com certeza você já ouviu falar em Revenue Management e seus impactos na hotelaria. A gestão inteligente de receita demanda análise constante de performance. Não dá para deixar para contabilizar os números nos últimos dois dias do mês e fazer milagre. Meta se bate diariamente, e acompanhamento se faz todos os dias também!

Acompanhar os resultados financeiros do hotel é fundamental para traçar estratégias de marketing e ações para alavancar a receita. O hotel necessita dominar as informações financeiras e fazer seu acompanhamento. Assim, a criação de um plano de ação e as alterações a serem feitas em tarifas e pacotes será mais assertiva.

Lembre-se que um bom processo de gerenciamento de renda começa com análise, e, mais uma vez, o sistema de gestão financeira sai na frente das planilhas. Graças a sua capacidade de compilar todos os dados de maneira intuitiva e criar um follow-up para os gestores.

Fator humano e seus riscos

O manejo das planilhas pode ser complexo para alguns profissionais, ainda mais os iniciantes. Qualquer erro de digitação pode acarretar em um processamento de resultados e análises falsas. A mesma complexidade se aplica no momento de inserir as funções nas tabelas, algo que precisa de cuidado e atenção para não dar errado.

Programas de controle financeiro, em especial o Excel, são bastante completos. Portanto, sua utilização depende de treinamento e prática. Existem até cursos para ensinar profissionais a trabalharem bem com a ferramenta, o que prova que não é tão fácil dominá-las e produzir bons conteúdos.

A complexidade das planilhas inspirou a tecnologia a criar algo mais simples e intuitivo. Um sistema que utilize menos tempo do trabalho (e da vida) de um profissional e que reúna segurança, confiabilidade e automatização.

Nasciam assim os sistemas inteligentes, como é o caso do utilizado para gestão financeira na hotelaria. A programação é feita para reduzir o contato humano com o preenchimento dos dados e os cálculos. Por mais que seja necessária a interação do homem com a máquina, não há necessidade de operações complexas, o que reduz os erros na hora de inserir os dados.

Mesmo sendo grandes aliadas, as planilhas de controle financeiro possuem substitutos mais produtivos, alinhados com a dinâmica de trabalho da hotelaria moderna. Como gestor, seu papel dentro do hotel é buscar soluções para otimizar os serviços e fazer a rotina de todos mais produtiva e rentável.

A adoção de sistemas de gestão financeira e de outras ferramentas digitais se apresenta como uma solução viável, com um bom custo-benefício e que traz vantagens estratégicas para todo negócio: rapidez nos processos, confiabilidade dos dados e análise de resultados.

Mesmo tendo menos de 30 anos de trabalho, será que não chegou a hora de aposentar as planilhas?

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