Por que gerenciar reservas no Excel não deve ser uma opção?

Organizar e gerenciar reservas em planilhas pode parecer um bom negócio no começo, mas veja porque seu uso pode trazer problemas para seu hotel!

O gerenciamento das reservas é uma das atividades mais importantes no cotidiano de um empreendimento hoteleiro. São elas que movimentam boa parte do caixa do hotel e fornecem os recursos para que o negócio siga em movimento. E essa importância das reservas implica em altos cuidados com elas.

Quem já operou o setor de reservas sabe que o fluxo de informações é enorme. A cada momento novas reservas são feitas, outras são canceladas e algumas sofrem mudanças de datas. Toda essa dinamicidade e possibilidade de alterações faz com que o ato de gerenciar reservas não seja algo simples de ser feito a mão.

A solução utilizada por muitos hotéis e pousadas são as planilhas. O Microsoft Excel é, de fato, uma ferramenta muito útil para inúmeros tipos de trabalho. Porém, quando estamos falando da gestão estratégica das reservas de um hotel, ele pode deixar um pouco a desejar.

Atualmente o mercado oferece soluções muito mais inteligentes e integradas, o que permite à equipe que gerencia reservas ter um panorama muito mais amplo e controlado sobre tudo que as envolve. É bem difícil encontrar hotéis e pousadas de destaque que ainda façam a gestão das reservas com o Excel, dada a eficiência de outras ferramentas digitais mais modernas.

Se o seu empreendimento ainda aposta nas planilhas como forma de controle, saiba nas próximas linhas por que você deve riscar o Excel da lista de opções para o gerenciamento de reservas!

Por que gerenciar reservas no Excel deve ser evitado

Inteligência a prova de erros

Gerenciar reservas com uma planilha demanda tempo e disponibilidade para executar essa tarefa, além da probabilidade de erros, que é muito maior quando essa tarefa é executada por uma pessoa.

O sistema de reservas é uma ferramenta digital inteligente. Ela cruza os dados de reservas ou cancelamentos e mantém as informações sempre atualizadas, sem a necessidade de alteração manual.

Automação do controle

Automatizar a gestão das reservas é um procedimento recomendável por dois motivos muito importantes:

    1. O primeiro é para reduzir os erros operacionais e evitar constrangimentos para a equipe e para os clientes;
    2. O segundo é relacionado à economia de tempo. Sem a necessidade de passar horas gerenciando uma planilha de reservas, um funcionário tem muito mais tempo sobrando para executar outras tarefas importantes ou que agreguem mais valor para a estratégia do hotel.

Organização e segurança

Uma planilha pode seguir a lógica idealizada por seu criador. Porém, quanto maior for o número de pessoas que alteram essa planilha, maior a chance de perder o padrão e as informações se tornarem uma grande bagunça.

Um sistema de reservas restringe esse tipo de problema e diminui as chances das informações ficarem bagunçadas ou com erros de digitação conforme as alterações são feitas pelos colaboradores.

Soma-se a este importante fator a questão da segurança da informação. Um bom sistema de reservas possui protocolos de segurança que dificultam que essas informações sejam alvos de cibercrime. As informações são criptografadas e armazenadas em nuvem, o que eleva o grau de complexidade para quem pretende acessá-las ilicitamente.

Mobilidade

Uma planilha de excel também pode ser aberta em um smartphone ou tablet. Entretanto, é preciso entender que as plataformas móveis não são o foco desse software, ou seja, sua responsividade nas telas móveis não é seu grande triunfo.

Um sistema moderno de reservas já é desenvolvido pensando em mobilidade, o que faz de suas versões mobile muito mais evoluídas e simples de manejar. Esse tipo de virtude dá margem para que as equipes gerenciais possam controlar as atividades do hotel e seus resultados mesmo à distância.

Comodidade para o cliente, menos dor de cabeça para o gerente

Um dos desafios mais intensos de administrar uma pousada ou um hotel é lidar com erros de reservas. A maioria dos hóspedes sentem que houve um certo desleixo com o serviço, e isso impacta negativamente na experiência do cliente.

Ao utilizar um sistema de reservas, caem as chances de erros operacionais, e isso resulta em mais satisfação para os clientes e mais tranquilidade para a equipe do hotel, que terá que lidar com menos constrangimentos envolvendo os consumidores.

Traga seu hotel ou pousada para uma nova era de inteligência administrativa e estratégica. Deixe de lado as antigas planilhas e veja como o uso de um sistema de reservas impacta de forma positiva os resultados e os processos adotados internamente.

Apostar no uso de um sistema inteligente para gerenciar reservas não é apenas um diferencial competitivo frente aos concorrentes menos preparados, mas também uma oportunidade de adotar as mesmas ferramentas que os maiores players do mercado utilizam para garantir bons resultados!



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